L'article L5211-40-2 du CGCT impose à l'EPCI de transmettre le procès-verbal du conseil communautaire, dans le mois, à tous les conseillers municipaux des communes membres qui n'y siègent pas. Le juge administratif y voit désormais un vice de procédure privant les élus d'une garantie.
Qui doit recevoir le procès-verbal du conseil communautaire ? Pas seulement les conseillers communautaires. L'article L5211-40-2 du CGCT impose à l'établissement public de coopération intercommunale de transmettre le procès-verbal, dans le mois suivant la séance, à l'ensemble des conseillers municipaux des communes membres qui ne siègent pas à l'organe délibérant.
C'est une obligation issue de la loi Engagement et Proximité du 27 décembre 2019, encore largement ignorée. Et depuis 2024, le juge administratif ne la traite plus comme une formalité.
Ce que l'article L5211-40-2 impose exactement
L'obligation dépasse le seul procès-verbal. L'EPCI doit informer les conseillers municipaux non membres des affaires soumises à délibération et leur adresser les documents correspondants :
- les convocations accompagnées de l'ordre du jour
- les notes explicatives de synthèse sur les affaires soumises à délibération
- les procès-verbaux des séances, dans le mois qui suit
L'objectif poursuivi par le législateur était de corriger un déséquilibre devenu structurel : dans une intercommunalité de trente communes, la grande majorité des conseillers municipaux ne siège pas au conseil communautaire, alors que les décisions qui y sont prises engagent directement leur commune.
Trois erreurs de lecture fréquentes
« Nos délibérations sont en ligne, donc l'obligation est satisfaite. » Non. La publication est une obligation distincte, tournée vers le public. L'article L5211-40-2 impose une transmission active aux conseillers municipaux, pas une mise à disposition passive.
« Nous transmettons aux maires, qui relaient. » Le texte vise les conseillers municipaux, individuellement. Un relais par le maire n'est ni prévu ni traçable, et c'est précisément la traçabilité que le juge examine.
« Ce sont des documents communicables, ils peuvent les demander. » L'article L5211-46 du CGCT ouvre effectivement à toute personne le droit d'obtenir communication des procès-verbaux d'un EPCI. Mais un droit de demander ne se substitue pas à une obligation de transmettre.
Ce que le juge administratif en fait depuis 2024
C'est le point nouveau, et celui qui change l'appréciation du risque. Plusieurs tribunaux administratifs se sont prononcés en 2024 et 2025.
| Décision | Solution retenue |
|---|---|
| TA Versailles, 10 juin 2024, n° 2202601 | Vice de procédure reconnu. L'absence de note explicative de synthèse entache d'irrégularité les délibérations, sauf si le président a fait parvenir, avec la convocation, les documents permettant une information adéquate |
| TA Orléans, 4 avril 2024, n° 2004610 | Vice reconnu, mais régularisation autorisée dans un délai de six mois |
| TA Orléans, 24 avril 2025, n° 2004610 | Régularisation admise quatre ans après le défaut, la transmission ayant été établie par horodatage et traçabilité de consultation |
| TA Orléans, 3 avril 2025, n° 2203999 | Le non respect reste sans incidence sur la légalité des délibérations pour ce qui concerne le procès-verbal et la liste des délibérations |
| TA Toulouse, 29 avril 2025, n° 2201790 | Délibération annulée : vice de procédure privant les conseillers d'une garantie |
La ligne qui s'en dégage est nuancée, et il serait malhonnête de la présenter comme un risque systématique d'annulation. Le juge qualifie le défaut d'information de vice de procédure privant les élus d'une garantie, ce qui est une qualification lourde, mais il admet largement la régularisation. L'annulation reste l'exception, pas la règle.
Deux enseignements pratiques en découlent.
La preuve de la transmission compte autant que la transmission. Dans l'affaire orléanaise de 2025, la régularisation a été admise parce que l'EPCI a pu produire un horodatage et la trace de consultation par les destinataires. Un envoi par messagerie non tracé aurait été plus difficile à établir.
Le défaut se rattrape. Une intercommunalité qui découvre qu'elle n'a jamais appliqué l'article L5211-40-2 n'est pas devant un contentieux inévitable. Elle a intérêt à régulariser vite et à documenter la régularisation.
Ce que nous conseillons de mettre en place
Une procédure en quatre points suffit, et elle se met en place en une séance.
- Constituer la liste complète des conseillers municipaux des communes membres, en distinguant ceux qui siègent au conseil communautaire. Cette liste doit être tenue à jour après chaque remplacement.
- Utiliser un canal traçable : plateforme de télétransmission, espace élus avec journal de consultation, ou à défaut une messagerie avec accusé de réception. L'objectif est de pouvoir produire une preuve deux ans plus tard.
- Fixer l'échéance dans le règlement intérieur de l'EPCI : le mois est un délai maximum, pas un objectif. Se caler sur l'arrêt du procès-verbal évite d'avoir à surveiller un compte à rebours.
- Consigner l'envoi dans un registre simple, une ligne par séance et par diffusion.
Le procès-verbal lui-même reste régi par le CGCT communal
L'article L5211-1 du CGCT rend applicables aux EPCI, sauf disposition contraire, les règles de fonctionnement des conseils municipaux. Le contenu et le régime du procès-verbal du conseil communautaire suivent donc la logique de l'article L2121-15, telle que refondue par l'ordonnance du 7 octobre 2021.
Deux de nos articles couvrent ce socle :
- Que doit contenir un procès-verbal ? L'article L2121-15 en clair
- Procès-verbal ou compte rendu : ce qui a changé le 1er juillet 2022
À noter que le régime du CCAS, lui, obéit à une logique différente, détaillée dans Le procès-verbal du conseil d'administration du CCAS.
La charge réelle, et comment la tenir
L'obligation est simple à énoncer et lourde à tenir. Une communauté de communes de vingt communes représente couramment deux cents à trois cents conseillers municipaux, pour une soixantaine de conseillers communautaires. Le fichier de diffusion est donc quatre à cinq fois plus large que la liste de convocation, et il bouge à chaque démission ou remplacement.
À quoi s'ajoute le délai d'un mois, qui suppose un procès-verbal rédigé bien avant la séance suivante. C'est souvent là que la chaîne casse : le procès-verbal existe, mais trop tard pour être diffusé dans le mois.
Sur Rostra, la séance communautaire se traite comme une séance de conseil municipal : enregistrement depuis le navigateur, transcription avec les noms des élus et des communes injectés en contexte, plan de délibérations inspectable avant rédaction, export Word ou PDF. Le procès-verbal est disponible en quelques heures plutôt qu'en quelques semaines, ce qui rend le délai d'un mois tenable sans effort particulier.
En résumé
L'article L5211-40-2 du CGCT impose à l'EPCI de transmettre convocations, notes de synthèse et procès-verbaux dans le mois à tous les conseillers municipaux des communes membres qui ne siègent pas au conseil communautaire.
Depuis 2024, le juge administratif y voit un vice de procédure privant les élus d'une garantie. L'annulation reste rare et la régularisation largement admise, mais elle suppose de pouvoir prouver la transmission, ce qui déplace l'enjeu du geste vers sa traçabilité.
Une commune qui découvre le manquement doit régulariser sans attendre et documenter la régularisation. C'est bien moins coûteux que le contentieux qu'elle évite.
Sources : articles L5211-40-2, L5211-46 et L5211-1 du CGCT, loi n° 2019-1461 du 27 décembre 2019 dite Engagement et Proximité, jurisprudence des tribunaux administratifs de Versailles, Orléans et Toulouse (2024-2025).