Le conseil nomme un ou plusieurs de ses membres secrétaires au début de chaque séance. C'est une obligation, pas un usage, et elle est souvent mal exécutée : désignation implicite, secrétaire choisi hors du conseil, signature manquante. Ce que l'article L2121-15 impose réellement.
Qui est le secrétaire de séance du conseil municipal ? Au début de chacune de ses séances, le conseil municipal nomme un ou plusieurs de ses membres pour remplir les fonctions de secrétaire, au titre de l'article L2121-15 du CGCT. C'est un conseiller municipal, désigné par le conseil, pas un agent choisi par le maire. Le secrétaire rédige le procès-verbal et le signe avec le maire.
La règle paraît anodine. Elle est en réalité l'un des points de forme les plus fragiles des délibérations communales, parce que trois erreurs y sont très répandues.
Ce que l'article L2121-15 impose
Le texte est court et il faut le lire mot à mot.
« Au début de chacune de ses séances » : la désignation est renouvelée à chaque séance. Une délibération d'installation qui nommerait un secrétaire pour toute la durée du mandat ne dispense pas de la formalité.
« Le conseil municipal nomme » : c'est le conseil qui désigne, par un vote, et non le maire par décision. En pratique le vote se fait à main levée et sans débat, mais il doit exister et figurer au procès-verbal.
« Un ou plusieurs de ses membres » : le secrétaire est nécessairement un conseiller municipal. La directrice générale des services, la secrétaire de mairie ou un agent administratif ne peuvent pas occuper cette fonction.
« Il peut adjoindre à ce ou ces secrétaires des auxiliaires, pris en dehors de ses membres, qui assistent aux séances mais sans participer aux délibérations » : c'est la disposition qui permet à la secrétaire de mairie d'être présente et de tenir la plume. Elle est auxiliaire, pas secrétaire de séance, et cette distinction n'est pas cosmétique : l'auxiliaire ne signe pas.
Les trois erreurs les plus fréquentes
La désignation implicite. Un procès-verbal qui commence par « Madame X, secrétaire de séance » sans qu'aucune nomination n'ait été portée constitue une irrégularité de forme. La mention attendue est explicite : « Le conseil municipal, à l'unanimité, désigne Madame X en qualité de secrétaire de séance. »
Le secrétaire pris hors du conseil. C'est l'erreur la plus répandue dans les petites communes, où la secrétaire de mairie rédige effectivement le procès-verbal. Elle peut le rédiger, en qualité d'auxiliaire. Elle ne peut pas être désignée secrétaire de séance, ni signer à ce titre.
La signature manquante ou décalée. Le procès-verbal est arrêté au commencement de la séance suivante et signé par le maire et le ou les secrétaires. Un procès-verbal publié sans signature, ou signé par le seul maire, n'est pas régulièrement arrêté.
Ce que le secrétaire engage, et ce qu'il n'engage pas
La fonction est souvent perçue comme honorifique. Elle ne l'est pas tout à fait, mais elle est moins lourde qu'on ne le craint.
Ce qu'elle engage. En signant, le secrétaire atteste que le procès-verbal reflète la teneur des débats et le résultat des scrutins. Sa signature est un élément de la régularité de l'acte.
Ce qu'elle n'engage pas. Le secrétaire n'est pas responsable de la légalité des délibérations, ni de leur opportunité. Il n'engage pas non plus sa responsabilité personnelle sur une erreur matérielle, qui se corrige par une rectification portée à la séance suivante.
Le refus de signer. Un secrétaire en désaccord avec la rédaction ne peut pas être contraint de signer. La pratique est de porter ses observations au procès-verbal, puis de faire arrêter le document par le conseil. Un refus persistant se règle en désignant un autre secrétaire pour les séances suivantes, pas en passant outre.
Qui désigner, en pratique
Le CGCT ne fixe aucun critère. Trois usages coexistent, et ils ne se valent pas.
| Usage | Ce qu'il vaut |
|---|---|
| Le benjamin ou le doyen du conseil | Simple, mais peut placer un élu peu à l'aise sur un rôle de forme |
| Un roulement entre conseillers | Répartit la charge et diffuse la connaissance de la procédure |
| Un secrétaire permanent renommé à chaque séance | Efficace, à condition de renouveler formellement la désignation |
Le roulement a un mérite peu discuté : il fait lire le procès-verbal par des élus différents, ce qui améliore mécaniquement sa qualité. Le secrétaire permanent, lui, est le plus exposé à la désignation implicite, puisque tout le monde finit par considérer la nomination comme acquise.
Un point à trancher dans le règlement intérieur : désigner un suppléant. Si le secrétaire quitte la séance avant la fin, le procès-verbal se retrouve sans signataire. Prévoir le cas coûte une ligne.
La distinction avec le CCAS et l'intercommunalité
Le régime n'est pas transposable tel quel aux organismes liés à la commune.
Au conseil d'administration du CCAS, le secrétariat des séances est assuré par le directeur, au titre de l'article R123-23 du CASF. Il n'y a pas de secrétaire de séance élu. Le détail figure dans Le procès-verbal du conseil d'administration du CCAS.
Au conseil communautaire, les règles du conseil municipal s'appliquent sauf disposition contraire, en vertu de l'article L5211-1 du CGCT. La désignation d'un secrétaire de séance parmi les conseillers communautaires est donc requise, avec en plus l'obligation de transmission du procès-verbal traitée dans PV du conseil communautaire : l'obligation de transmission aux conseillers municipaux non membres.
Le vrai sujet : le temps de rédaction
Derrière la question de la désignation se cache celle qui occupe réellement les secrétariats. Un conseiller désigné secrétaire n'a ni le temps ni les outils pour reconstituer trois heures de débats, et la rédaction retombe donc sur la secrétaire de mairie, en qualité d'auxiliaire, plusieurs jours après la séance.
D'où deux effets bien connus : un procès-verbal arrêté tout juste à temps pour la séance suivante, et une « teneur des discussions » réduite à un résumé prudent, faute de mémoire fiable des échanges.
C'est précisément ce que Rostra prend en charge. La séance s'enregistre depuis un navigateur, la transcription sépare les locuteurs et accepte jusqu'à cent termes de contexte propres à la commune, noms d'élus, de quartiers, acronymes locaux. Le plan de procès-verbal, découpé en délibérations avec le rapporteur identifié, est inspectable et modifiable avant la rédaction du texte. Le secrétaire de séance relit et signe un document déjà structuré, au lieu de partir d'une page blanche.
Le cadre juridique de l'enregistrement lui-même est traité dans Peut-on enregistrer une séance de conseil municipal pour rédiger le procès-verbal ?.
En résumé
Le conseil municipal nomme à chaque séance un ou plusieurs de ses membres secrétaires, au titre de l'article L2121-15 du CGCT. La désignation doit être explicite et figurer au procès-verbal.
Un agent communal ne peut pas être secrétaire de séance. Il peut être auxiliaire : il assiste à la séance, tient la plume, mais ne participe pas aux délibérations et ne signe pas.
Le procès-verbal est arrêté au commencement de la séance suivante et signé par le maire et le ou les secrétaires. C'est cette double signature qui l'arrête régulièrement.
Trois réflexes suffisent à sécuriser la formalité : une mention de désignation explicite, un secrétaire pris parmi les élus, un suppléant prévu au règlement intérieur.
Sources : article L2121-15 du CGCT ; article L5211-1 du CGCT ; article R123-23 du CASF.