Oui. La séance étant publique, la commune peut l'enregistrer pour aider à la rédaction du procès-verbal, sans recueillir l'accord des conseillers. Le cadre est établi : article L2121-18 du CGCT, jurisprudence administrative constante. Restent trois limites à connaître et une obligation d'information à respecter.
Une commune peut enregistrer les séances de son conseil municipal pour faciliter la rédaction du procès-verbal. Le fondement est le caractère public des séances, posé par l'article L2121-18 du Code général des collectivités territoriales. Aucune autorisation préalable des conseillers n'est requise. Trois limites encadrent toutefois cette pratique : le huis clos, le pouvoir de police du maire, et les obligations issues du RGPD.
La question revient systématiquement lorsqu'une commune envisage de s'appuyer sur un enregistrement plutôt que sur la prise de notes manuscrite. La documentation disponible traite presque toujours le cas de l'administré ou du conseiller d'opposition qui filme la séance. Le cas de la commune qui enregistre pour son propre travail de rédaction est rarement exposé. C'est celui que nous détaillons ici.
Le fondement : la publicité des séances
L'article L2121-18 du CGCT pose que les séances du conseil municipal sont publiques. Il précise que, sans préjudice des pouvoirs que le maire tient de son pouvoir de police de l'assemblée, ces séances peuvent être retransmises par les moyens de communication audiovisuelle.
La jurisprudence administrative a confirmé ce principe de publicité de longue date, notamment par la décision du Conseil d'État du 2 octobre 1992, Malberg (n° 93858). De ce caractère public découle le droit, pour toute personne présente, de capter les débats.
Ce point mérite d'être souligné : si un administré assis dans le public peut légalement enregistrer la séance, la commune qui organise cette même séance ne saurait se voir opposer une interdiction de le faire. Le débat public ne devient pas confidentiel parce que c'est la mairie qui appuie sur le bouton.
La jurisprudence administrative rappelle régulièrement que le droit d'enregistrer une séance ne peut être limité que si les circonstances de l'espèce le justifient, et en aucun cas pour une simple question de confort des réunions.
Les trois limites à connaître
Le huis clos
Le conseil municipal peut décider, à la majorité absolue des membres présents ou représentés, de se réunir à huis clos. Cette faculté est prévue par l'article L2121-16 du CGCT. Dans ce cas, la séance cesse d'être publique et l'enregistrement doit être interrompu.
En pratique, la commune qui enregistre systématiquement ses séances doit prévoir une procédure d'arrêt et de reprise de la captation, et en tracer les bornes dans le procès-verbal.
Le pouvoir de police de l'assemblée
Le maire dispose d'un pouvoir de police de l'assemblée. Il peut restreindre la captation si celle-ci trouble l'ordre de la séance. Ce pouvoir s'exerce au cas par cas et doit rester proportionné : la jurisprudence n'admet pas qu'il serve à écarter par principe tout enregistrement.
Les obligations issues du RGPD
C'est la limite la plus souvent négligée. Un enregistrement de séance contient des données à caractère personnel : la voix des intervenants, leurs prises de position, parfois des éléments relatifs à des administrés nommément cités.
La commune agit ici en qualité de responsable de traitement. Trois obligations en découlent.
Une base légale. Pour une collectivité, ce sera le plus souvent l'exécution d'une mission d'intérêt public, au sens de l'article 6.1.e du RGPD. La rédaction du procès-verbal est une obligation légale posée par l'article L2121-15 du CGCT, ce qui asseoit solidement cette base.
Une information des personnes. Les conseillers et le public doivent être informés de l'existence de l'enregistrement, de sa finalité et de sa durée de conservation. Une mention au règlement intérieur et un affichage en salle constituent le minimum.
Une durée de conservation définie. L'enregistrement ne peut être conservé indéfiniment. Ce point mérite un traitement à part, que nous consacrons à un article dédié.
Enregistrer pour rédiger n'est pas retransmettre
La confusion est fréquente et lourde de conséquences. Deux usages distincts relèvent de régimes différents.
L'enregistrement à usage interne sert de support à la rédaction du procès-verbal. Il n'a pas vocation à être diffusé. Sa finalité est bornée, sa durée de conservation courte, son accès restreint aux personnes chargées de la rédaction.
La retransmission publique, prévue par l'article L2121-18, consiste à diffuser la séance en direct ou en différé. Elle soulève des questions supplémentaires de droit à l'image, d'accessibilité et d'archivage, et suppose une délibération du conseil.
Une commune peut parfaitement pratiquer le premier usage sans s'engager dans le second. C'est même le cas le plus courant, et le plus simple à mettre en œuvre.
Ce que l'enregistrement ne dispense pas de faire
L'article L2121-15 du CGCT est explicite : le procès-verbal est rédigé par le ou les secrétaires de séance, arrêté au commencement de la séance suivante, puis signé par le maire et le ou les secrétaires.
L'enregistrement est un outil de travail. Il ne remplace ni le secrétaire de séance, ni l'arrêt du procès-verbal, ni les signatures. Un procès-verbal produit à partir d'une transcription reste un document dont la commune assume la responsabilité et l'exactitude.
Cette précision n'est pas formelle. Elle détermine la validité juridique du document. Une commune qui publierait une transcription brute sans relecture ni arrêt en séance ne satisferait pas à ses obligations.
Ce que nous recommandons
Une commune qui souhaite enregistrer ses séances gagne à formaliser quatre points.
- Inscrire le principe au règlement intérieur. C'est le document qui fixe les modalités de fonctionnement du conseil, et le support naturel de cette mention.
- Informer par affichage en salle de l'existence de l'enregistrement et de sa finalité.
- Définir une durée de conservation et l'appliquer, plutôt que de laisser les fichiers s'accumuler.
- Prévoir l'interruption en cas de huis clos, et en garder trace.
Ces quatre points relèvent de la gestion courante. Ils ne demandent ni délibération lourde, ni accompagnement juridique externe.
En pratique
Rostra transcrit les séances de conseil municipal et produit le procès-verbal à partir de cette transcription. Le découpage en délibérations et l'identification des rapporteurs sont présentés avant la rédaction, de sorte que le secrétaire de séance conserve la main sur la structure du document. L'audio est supprimé après traitement.
L'outil ne se substitue pas au secrétaire de séance, et ne dispense ni de l'arrêt du procès-verbal en séance suivante, ni des signatures prévues par l'article L2121-15.
Sources
- Article L2121-18 du CGCT, caractère public des séances
- Article L2121-16 du CGCT, huis clos
- Article L2121-15 du CGCT, rédaction et arrêt du procès-verbal
- Conseil d'État, 2 octobre 1992, Malberg, n° 93858
- Règlement (UE) 2016/679, article 6.1.e