Conditions Générales d'Utilisation

• Plateforme : l'application web accessible à l'adresse app.rostra.fr et l'ensemble des services associés.
• Utilisateur : toute personne physique disposant d'un compte actif sur la Plateforme, agissant dans le cadre de l'exercice d'un mandat électif, de la préparation d'une campagne électorale, d'une mission de service public ou d'une activité professionnelle liée à l'action publique.
• Client : la personne physique ou morale qui souscrit un abonnement à la Plateforme et procède au paiement. Le Client peut être une collectivité territoriale, un élu, un candidat à une élection, un groupement d'élus ou toute personne morale de droit public ou privé.
• Compte : l'espace personnel sécurisé de l'Utilisateur, accessible par identifiant et mot de passe.
• Contenu Utilisateur : l'ensemble des données, textes, documents, enregistrements audio et fichiers que l'Utilisateur importe, crée ou génère via la Plateforme.
• Contenu Généré : les textes, synthèses, brouillons et documents produits par les outils d'intelligence artificielle de la Plateforme à partir des instructions ou des données de l'Utilisateur.

Rostra est une suite d'outils d'intelligence artificielle destinée aux élus, aux candidats à des élections, à leurs collaborateurs et aux agents des collectivités territoriales françaises. Elle propose des fonctionnalités d'aide à la rédaction, à l'analyse, à la synthèse et à la gestion du quotidien des mandats et des missions de service public.

La liste détaillée des fonctionnalités disponibles est consultable sur la page Fonctionnalités et est susceptible d'évoluer. Rostra se réserve le droit d'ajouter, de modifier ou de retirer des fonctionnalités, sous réserve d'en informer les Utilisateurs dans un délai raisonnable.

3.1 Éligibilité. La Plateforme est destinée à un usage professionnel lié à l'exercice d'un mandat électif, à la préparation d'une campagne électorale ou à une mission de service public. Elle est accessible :

• aux collectivités territoriales françaises (communes, EPCI, départements, régions, groupements intercommunaux) et à leurs agents ;
• aux élus locaux, départementaux, régionaux, nationaux et européens ;
• aux candidats déclarés à une élection ;
• aux collaborateurs d'élus et aux équipes parlementaires ;
• à toute personne morale de droit public ou privé agissant pour le compte d'un élu ou d'une collectivité dans le cadre d'une mission liée à l'action publique.

Le Client déclare agir à des fins professionnelles au sens de l'article liminaire du Code de la consommation.

3.2 Création de compte. La création d'un compte s'effectue sur invitation de Rostra ou via le formulaire d'inscription disponible sur la Plateforme.

L'Utilisateur fournit des informations exactes et s'engage à les maintenir à jour. Chaque compte est strictement personnel et nominatif. L'Utilisateur est seul responsable de la confidentialité de ses identifiants de connexion.

En cas de suspicion d'utilisation non autorisée de son compte, l'Utilisateur doit en informer Rostra sans délai à l'adresse support@rostra.fr.

3.3 Sécurité de l'accès. Rostra met en oeuvre les mesures de sécurité suivantes :

• Hachage irréversible des mots de passe par algorithme à coût de calcul élevé (bcrypt), assuré par le service d'authentification
• Vérification automatique des mots de passe contre les bases de fuite connues
• Double authentification (2FA) déployable au cas par cas, à la demande du Client
• Verrouillage automatique après plusieurs tentatives de connexion échouées
• Connexion sécurisée par protocole HTTPS/TLS

L'accès aux fonctionnalités de la Plateforme est subordonné à la souscription d'un abonnement payant par le Client.

Les conditions tarifaires, la durée de l'abonnement et les modalités de paiement sont régies par les Conditions Générales de Vente de Rostra.

L'Utilisateur s'engage à :

• utiliser la Plateforme conformément à sa destination et aux lois et règlements en vigueur ;
• ne pas tenter de contourner, désactiver ou compromettre les mesures de sécurité de la Plateforme ;
• ne pas utiliser la Plateforme pour traiter des données sans rapport avec l'exercice d'un mandat électif, la préparation d'une campagne électorale, une mission de service public ou une activité professionnelle liée à l'action publique ;
• vérifier et valider tout Contenu Généré avant toute utilisation, diffusion ou envoi ;
• ne pas partager ses identifiants de connexion avec un tiers ;
• signaler sans délai toute faille de sécurité ou anomalie constatée.

L'Utilisateur reconnaît que les Contenus Générés par l'intelligence artificielle sont des propositions. Ils ne constituent ni un avis juridique, ni une décision administrative, ni un document officiel. L'Utilisateur demeure seul responsable de leur validation, de leur signature et de leur diffusion.

6.1 Anonymisation préalable. Les données transmises à un modèle d'intelligence artificielle sont préalablement anonymisées par Rostra. Les éléments identifiants (noms, adresses, numéros de téléphone, numéros de sécurité sociale, coordonnées bancaires, références de dossier) sont remplacés par des marqueurs neutres avant envoi au modèle. Les informations réelles sont réinjectées localement après traitement, sur les serveurs de Rostra situés en France.

Cette anonymisation s'applique à l'ensemble des fonctionnalités de rédaction, d'analyse, de synthèse, de traduction et de veille : aide au courrier et à l'email, comptes rendus et procès-verbaux, résumés de documents, contenus institutionnels, réseaux sociaux, traduction, assistant conversationnel et assistance produit.

6.2 Zéro entraînement. Rostra s'engage à ne jamais utiliser les Contenus Utilisateur ni les Contenus Générés pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle. Rostra sélectionne exclusivement des fournisseurs d'intelligence artificielle dont les conditions contractuelles interdisent toute réutilisation des contenus à des fins d'entraînement.

6.3 Absence de conservation par le modèle d'intelligence artificielle. Aucun contenu n'est conservé en clair par le modèle d'intelligence artificielle après traitement. Le journal interne de Rostra n'enregistre qu'une empreinte numérique (SHA-256) et les métadonnées techniques de l'opération (coût, durée, modèle utilisé). Les Contenus Utilisateur stockés dans la Plateforme (brouillons, comptes rendus, courriers) sont chiffrés conformément à l'article 8.1.

6.4 Validation humaine obligatoire. Aucun courrier, email, communiqué ou document n'est envoyé ou publié automatiquement par la Plateforme. Tout Contenu Généré est présenté à l'Utilisateur pour relecture et validation manuelle avant toute action.

L'intégralité de l'infrastructure de la Plateforme est hébergée au sein de l'Union européenne :

Stockage. Aucune donnée Client ou Utilisateur n'est stockée en dehors du territoire de l'Union européenne. L'ensemble des contenus, comptes et sauvegardes réside en France.

Traitement. Les traitements par intelligence artificielle sont réalisés en France par Mistral AI.

8.1 Chiffrement. Les Contenus Utilisateur sont chiffrés au repos selon le standard AES-256 GCM, avec une clé de chiffrement dérivée pour chaque compte. Sont notamment chiffrés : les conversations avec l'assistant, les réponses au courrier, les résumés de documents, les comptes rendus et procès-verbaux, les contenus institutionnels et réseaux sociaux, les échanges enregistrés dans l'outil Cartographie, les fichiers de l'espace documentaire, ainsi que les identifiants de connexion aux boîtes mail.

Certaines données strictement nécessaires à l'authentification et à la recherche sont conservées en clair, notamment l'adresse email du compte et les coordonnées des contacts de l'outil Cartographie. Elles bénéficient des autres mesures de protection décrites au présent article.

Les communications entre le navigateur de l'Utilisateur et les serveurs de Rostra sont chiffrées par protocole HTTPS/TLS.

8.2 Cloisonnement. La Plateforme applique un cloisonnement strict par Client : un Utilisateur rattaché à un Client ne peut accéder aux données ni constater l'existence des contenus d'un autre Client.

Ce cloisonnement repose sur deux niveaux complémentaires : un filtrage systématique par Client appliqué à chaque requête, et des politiques de sécurité au niveau de la base de données (Row Level Security) activées sur les tables concernées.

8.3 Traçabilité. Toute action effectuée par un administrateur de Rostra est enregistrée dans un journal en mode ajout uniquement (non modifiable et non supprimable) : horodatage, adresse IP, action exécutée, Client concerné. Le Client peut demander l'extrait des accès le concernant sur la période de son choix.

9.1 Contenus de l'Utilisateur. L'Utilisateur conserve la pleine propriété de ses Contenus Utilisateur et de ses Contenus Générés. Rostra ne revendique aucun droit de propriété sur les contenus produits par l'Utilisateur ou générés à sa demande via la Plateforme.

9.2 Plateforme. La Plateforme Rostra, son code source, ses interfaces, ses algorithmes, sa marque et son logo sont la propriété exclusive de Rostra SAS. Toute reproduction, représentation ou utilisation non autorisée est interdite.

Rostra s'engage à fournir un service disponible et sécurisé dans les conditions décrites aux présentes CGU. Rostra met en oeuvre les moyens nécessaires pour assurer la continuité du service, sans pouvoir garantir une disponibilité ininterrompue.

La responsabilité de Rostra ne saurait être engagée dans les cas suivants :

• interruption temporaire du service pour maintenance, mise à jour ou en cas de force majeure ;
• utilisation de la Plateforme non conforme aux présentes CGU ;
• conséquences liées à l'utilisation de Contenus Générés sans vérification préalable par l'Utilisateur ;
• indisponibilité ou défaillance des réseaux de télécommunications indépendants de Rostra ;
• perte ou altération de données résultant d'une négligence de l'Utilisateur dans la gestion de ses identifiants.

En tout état de cause, la responsabilité totale de Rostra au titre des présentes CGU est limitée au montant de l'abonnement payé par le Client au cours des douze (12) derniers mois.

Aucune des parties ne pourra être tenue responsable d'un manquement à ses obligations contractuelles si ce manquement résulte d'un événement de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil, notamment en cas de catastrophe naturelle, d'incendie, de pandémie, de cyberattaque d'ampleur exceptionnelle, de défaillance généralisée des réseaux de télécommunications, de décision gouvernementale ou de tout autre événement imprévisible, irrésistible et extérieur aux parties.

La partie affectée informe l'autre partie dans les meilleurs délais. Si l'événement de force majeure se prolonge au-delà de soixante (60) jours, chacune des parties peut résilier le contrat de plein droit, sans indemnité.

Le traitement des données personnelles des Utilisateurs est régi par la Politique de confidentialité de Rostra.

Rostra agit en qualité de sous-traitant au sens du RGPD pour les données traitées pour le compte du Client. Un contrat de sous-traitance conforme à l'article 28 du RGPD est conclu avec chaque Client.

Pour exercer ses droits (accès, rectification, effacement, portabilité, limitation, opposition), l'Utilisateur peut écrire à support@rostra.fr.

Rostra fait appel aux sous-traitants suivants pour la fourniture du service :

Aucun sous-traitant ne stocke ni ne traite de données Client en dehors de l'Union européenne. La liste à jour des sous-traitants est disponible dans la Politique de confidentialité.

Rostra se réserve le droit de suspendre temporairement l'accès à la Plateforme pour des opérations de maintenance. Sauf urgence, les Utilisateurs sont informés au moins 24 heures à l'avance par email ou notification dans la Plateforme.

Rostra se réserve le droit de modifier les présentes CGU à tout moment. Les Utilisateurs sont informés de toute modification substantielle par email ou notification dans la Plateforme au moins quinze (15) jours avant l'entrée en vigueur des nouvelles conditions.

En cas de modification substantielle, l'Utilisateur qui n'accepte pas les nouvelles conditions peut résilier son abonnement sans pénalité avant leur entrée en vigueur, dans les conditions prévues aux CGV.

La poursuite de l'utilisation de la Plateforme après l'entrée en vigueur des modifications vaut acceptation des CGU modifiées.

16.1 Par Rostra. Rostra se réserve le droit de suspendre ou de résilier un compte en cas de :

• manquement grave ou répété aux présentes CGU, après mise en demeure restée sans effet pendant quinze (15) jours ;
• utilisation frauduleuse ou abusive de la Plateforme ;
• non-paiement de l'abonnement dans les conditions prévues aux CGV.

16.2 Par l'Utilisateur. L'Utilisateur ou le Client peut demander la résiliation de son compte à tout moment en écrivant à support@rostra.fr. Les conditions financières de la résiliation sont régies par les CGV.

16.3 Conséquences de la résiliation. À la résiliation, l'Utilisateur peut demander l'export de l'intégralité de ses données dans un format ouvert et lisible (JSON + pièces jointes). La suppression effective des données intervient dans un délai maximum de trente (30) jours après la demande ou la fin de l'abonnement. Les journaux de connexion sont conservés douze (12) mois conformément aux obligations légales.

Les présentes CGU sont soumises au droit français.

En cas de litige relatif à l'interprétation ou à l'exécution des présentes CGU, les parties s'engagent à rechercher une solution amiable. À défaut de résolution amiable dans un délai de trente (30) jours, le litige sera soumis aux tribunaux compétents du ressort du siège social de Rostra SAS (Paris).

La Plateforme étant destinée à un usage professionnel au sens de l'article liminaire du Code de la consommation, les dispositions du Code de la consommation relatives à la médiation de la consommation, au droit de rétractation et à l'information précontractuelle des consommateurs ne sont pas applicables.

Si l'une des clauses des présentes CGU est déclarée nulle ou inapplicable par une juridiction compétente, les autres clauses conservent leur pleine force et leur plein effet. La clause annulée sera remplacée par une clause valide se rapprochant le plus possible de l'intention initiale des parties.

Le fait pour Rostra de ne pas exercer un droit prévu aux présentes CGU ne constitue pas une renonciation à ce droit. Toute tolérance de Rostra à l'égard d'un manquement de l'Utilisateur ne vaut pas acceptation de ce manquement ni renonciation à s'en prévaloir ultérieurement.

Pour toute question relative aux présentes CGU :

Rostra SAS
Société par actions simplifiée au capital de 1 000 euros
Siège social : 29 rue Linné, 75005 Paris
RCS Paris 105 503 189
SIRET : 105 503 189 00018
N° TVA intracommunautaire : FR7501105503189
Directeur de la publication : Monsieur Andréa ORLANDO, Président

Email : support@rostra.fr

Rostra SAS · Conditions Générales d'Utilisation · Version 2 · Juillet 2026