Depuis le 1er juillet 2022, le contenu du procès-verbal est fixé par la loi. Neuf mentions sont obligatoires, dont la teneur des discussions, notion qui n'est définie nulle part. Ce que le texte exige, et comment interpréter la seule mention réellement ouverte.
Le contenu du procès-verbal de conseil municipal n'est plus laissé à l'appréciation des communes. Depuis le 1er juillet 2022, l'article L2121-15 du Code général des collectivités territoriales en fixe la liste. C'est l'un des apports les moins commentés de la réforme, et l'un des plus structurants pour les services.
Avant cette date, aucun texte ne précisait ce qu'un procès-verbal devait comporter. Les pratiques variaient d'une commune à l'autre, de la simple liste de décisions au verbatim intégral. Cette latitude a disparu.
Les neuf mentions obligatoires
L'article L2121-15 énumère ce que le procès-verbal doit mentionner :
- La date et l'heure de la séance
- Le nom du président
- Les noms des membres présents ou représentés
- Le nom du ou des secrétaires de séance
- Le quorum
- L'ordre du jour
- Les délibérations adoptées
- Les résultats des scrutins, précisant le nom des votants et le sens de leur vote
- La teneur des discussions
Huit de ces mentions sont factuelles et ne soulèvent pas de difficulté d'interprétation. La neuvième en concentre l'essentiel.
Le point sensible : les résultats des scrutins
La formulation mérite attention. Le texte n'exige pas seulement le résultat global du vote, mais le nom des votants et le sens de leur vote.
Cela signifie qu'un procès-verbal se bornant à indiquer « adopté à la majorité » ne satisfait pas à l'exigence légale. Il faut pouvoir identifier qui a voté pour, qui a voté contre, et qui s'est abstenu.
Cette exigence a une portée pratique immédiate : elle suppose que le déroulé du vote soit consigné avec précision au moment de la séance, ce qu'une captation audio seule ne permet pas toujours lorsque les votes se font à main levée sans énoncé nominatif.
La teneur des discussions : la seule notion réellement ouverte
C'est la mention qui suscite le plus d'interrogations, et la seule que les textes ne définissent pas.
« Teneur » n'est ni « verbatim », ni « résumé succinct ». Le législateur n'a retenu ni l'un ni l'autre de ces termes, ce qui exclut les deux interprétations extrêmes.
Le verbatim intégral n'est pas exigé. Rien dans le texte n'impose de restituer chaque prise de parole mot pour mot. Une commune qui produirait une transcription brute de trois heures de séance irait au delà de l'obligation, et rendrait le document difficilement exploitable.
Le relevé de décisions ne suffit pas. Un procès-verbal qui se limiterait aux délibérations adoptées, sans restituer les échanges qui les ont précédées, manquerait la mention. Les délibérations adoptées font d'ailleurs l'objet d'une mention distincte au même article, ce qui confirme que la teneur des discussions est autre chose.
Entre les deux, la teneur suppose de restituer la substance des positions exprimées : les arguments avancés, les objections soulevées, les réserves formulées. Un lecteur qui n'assistait pas à la séance doit pouvoir comprendre pourquoi la délibération a été adoptée dans les termes où elle l'a été, et ce qui s'y est opposé.
Un critère opérationnel peut être formulé ainsi : si un conseiller a exprimé une position qui n'apparaît pas dans le procès-verbal, la teneur n'est pas restituée.
Ce que la loi n'impose pas
Plusieurs pratiques répandues relèvent du choix de la commune, pas de l'obligation.
L'attribution nominative de chaque propos. Le texte n'exige pas d'attribuer chaque phrase à son auteur, hormis pour les votes. Une commune peut restituer la teneur des discussions en identifiant les intervenants, ou de manière plus synthétique. L'usage courant, et le plus lisible, consiste à nommer les intervenants sur les positions structurantes.
Un vote sur le procès-verbal. L'ordonnance n'impose aucun formalisme pour l'arrêt du procès-verbal. Il est arrêté au commencement de la séance suivante, sans qu'un vote soit obligatoire.
Un plan type. Aucune structure n'est imposée. L'organisation par point de l'ordre du jour est la plus répandue parce qu'elle facilite la lecture, pas parce qu'elle serait prescrite.
Les mentions qui relèvent d'autres textes
Trois obligations gravitent autour du procès-verbal sans figurer dans la liste de l'article L2121-15.
La signature. Le procès-verbal est signé par le maire et le ou les secrétaires. Cette exigence figure au même article, mais relève de la validation, pas du contenu.
La publication. Dans la semaine qui suit la séance au cours de laquelle il a été arrêté, le procès-verbal est publié sous forme électronique, de manière permanente et gratuite, sur le site internet de la commune.
La conservation. L'exemplaire original doit être conservé dans des conditions propres à en assurer la pérennité.
Une liste de contrôle
Avant de soumettre un procès-verbal à l'arrêt, six vérifications couvrent l'essentiel du risque.
- Le quorum est il mentionné, et pas seulement la liste des présents ?
- Les pouvoirs et représentations apparaissent ils distinctement des présences ?
- Pour chaque délibération, le nom des votants et le sens de leur vote sont ils identifiables ?
- Chaque position exprimée en séance trouve elle un écho dans le texte ?
- Le nom du ou des secrétaires de séance figure t il ?
- L'ordre du jour est il repris tel qu'il a été convoqué ?
En pratique
Rostra structure le procès-verbal à partir de la transcription de la séance, en reprenant les mentions prévues par l'article L2121-15. Le découpage en délibérations et l'identification des rapporteurs sont présentés avant la rédaction, ce qui permet au secrétaire de séance de corriger la structure avant que le texte ne soit produit.
Les locuteurs peuvent être renommés, de sorte que le document désigne les intervenants par leur nom et leur qualité.
Le procès-verbal produit reste soumis à l'arrêt en séance suivante et aux signatures prévues par la loi. La commune en demeure responsable.
Sources
- Article L2121-15 du CGCT, version en vigueur depuis le 1er juillet 2022
- Ordonnance n° 2021-1310 du 7 octobre 2021
- Article L2121-25 du CGCT, liste des délibérations