Guide d'usage de l'IA en mairie pour agents et élus

IA en mairie : tâches autorisées, données interdites et validation humaine. Sept règles concrètes pour encadrer les agents et les élus de la collectivité.

Un guide d'usage de l'IA en mairie doit répondre à des questions très ordinaires : puis-je résumer ce rapport ? Coller ce courrier d'administré dans un assistant ? Utiliser un brouillon dans la note envoyée aux élus ? Qui relit ? Qui répond si le texte est faux ?

La réponse tient en une règle : l'intelligence artificielle peut préparer le travail d'un agent ou d'un élu local, mais elle ne reçoit ni les données auxquelles elle n'est pas autorisée à accéder, ni le pouvoir de décider à leur place. Le reste du guide sert à rendre cette frontière applicable un lundi matin, devant un document réel.

En juin 2026, la DINUM, la DITP et la DGAFP ont publié un guide d'usage de l'IA pour les agents publics. Il vise d'abord les services de l'État, pas les collectivités territoriales. Ses cinq principes donnent néanmoins une base solide aux communes : responsabilité humaine, choix d'un outil adapté aux données, transparence, utilité réelle et formation. Voici comment les traduire pour une mairie.

Ce qu'est un guide d'usage de l'IA en mairie

Un guide d'usage de l'intelligence artificielle est une consigne opérationnelle destinée aux personnes qui utilisent l'outil. Il précise les usages autorisés, les informations interdites, les contrôles à réaliser et les responsabilités. Il ne remplace ni le registre RGPD, ni la politique de sécurité, ni les contrats conclus avec les prestataires.

La différence avec une charte tient surtout au niveau de détail. La charte fixe le cadre commun. Le guide explique quoi faire dans une situation concrète. Une petite commune peut réunir les deux dans un document court, à condition que les règles soient compréhensibles sans juriste à côté.

La CNIL recommande justement de partir de besoins concrets, d'encadrer les usages autorisés et interdits et de tenir compte des limites de l'IA générative. Une phrase générale du type « utilisez l'IA de manière responsable » ne suffit donc pas. Personne ne sait quoi en faire.

Les 7 règles à donner aux agents et aux élus

1. Partir d'une tâche, pas d'un outil

Commencez par nommer le livrable : résumer une note, préparer un courrier, rechercher une décision antérieure, produire un premier plan de discours. « Utiliser l'IA » n'est pas un projet. « Réduire le temps consacré au premier brouillon des réponses courantes » en est un.

Cette règle évite les abonnements achetés sans usage et permet de mesurer le résultat. Notre méthode pour sélectionner un premier cas est détaillée dans Implémenter l'IA en mairie : par quelle tâche commencer ?.

2. Classer l'information avant de la transmettre

Avant de copier un texte dans un assistant, l'utilisateur doit savoir ce qu'il contient. Un ordre du jour déjà public n'appelle pas les mêmes précautions qu'un dossier RH, une demande d'aide sociale ou un échange préparatoire couvert par la confidentialité.

Une règle praticable comporte trois niveaux :

La CNIL rappelle que les invites libres peuvent conduire un agent à transmettre trop de données personnelles. Il faut donc appliquer le principe de minimisation : retirer les noms, coordonnées et détails inutiles avant tout traitement. Quand l'anonymisation ferait perdre le sens du dossier, ce n'est pas l'information qu'il faut forcer dans l'outil. C'est l'outil qu'il faut changer.

3. Utiliser seulement les outils autorisés par la collectivité

Un compte personnel créé avec une adresse privée n'offre ni administration centralisée, ni départ propre lorsque l'agent change de poste, ni vision claire des conditions applicables. La mairie doit tenir une liste courte des solutions permises et indiquer pour chacune les catégories de données acceptées.

Pour un prestataire, vérifiez au minimum l'hébergement, les sous-traitants, la durée de conservation, la réutilisation éventuelle des contenus, les modalités de suppression, la gestion des comptes et la traçabilité. Notre guide sur les données et la souveraineté de l'IA pour les collectivités développe cette grille.

4. Vérifier les faits, les chiffres et les sources

Une réponse fluide n'est pas une réponse exacte. L'IA générative peut inventer une référence juridique, mélanger deux seuils ou attribuer à une commune une décision prise ailleurs. Plus le texte semble convaincant, plus la relecture doit porter sur le fond.

La consigne donnée aux équipes peut être simple :

1. retrouver la source citée ;
2. ouvrir le texte ou le document original ;
3. vérifier que la citation répond bien à la question ;
4. contrôler les dates, montants, noms et délais ;
5. retirer toute affirmation impossible à confirmer.

Pour un acte ou une question de droit, une recherche sourcée dans Légifrance avec l'assistant juridique est plus contrôlable qu'une réponse sans lien. Pour un dossier communal, la recherche dans le fonds documentaire permet de revenir au document interne qui justifie le passage.

5. Garder une validation humaine identifiable

Le maire reste responsable de la décision qu'il signe. L'agent reste responsable du document qu'il transmet dans le cadre de ses fonctions. La DINUM le formule sans détour : l'agent public demeure responsable de ses productions, de ses décisions et des actions qu'il engage.

Le guide doit donc désigner une personne, pas une formule vague comme « validation humaine requise ». Qui relit le projet de courrier ? Qui valide la note aux élus ? Qui contrôle une référence juridique ? Le nom peut varier selon les services, mais l'étape ne doit jamais disparaître derrière un bouton « générer ».

6. Signaler les usages substantiels

Il n'est pas utile d'ajouter « rédigé avec une IA » à chaque reformulation grammaticale. En revanche, lorsque l'outil a produit une analyse, proposé une recommandation ou préparé une partie substantielle d'un document destiné à éclairer une décision, la transparence devient pertinente.

Cette trace peut rester interne : mention dans la fiche de validation, historique du document ou champ dans le circuit de visa. Pour une communication au public, la collectivité adapte l'information au rôle réel joué par l'outil. L'objectif n'est pas d'apposer une étiquette partout. Il est de pouvoir expliquer le processus si une formulation est contestée.

7. Former par des cas réels et réviser le guide

L'article 4 du règlement européen sur l'IA impose aux fournisseurs et déployeurs de prendre des mesures pour assurer un niveau suffisant de maîtrise de l'IA par les personnes qui utilisent les systèmes pour leur compte. La Commission européenne précise que cette maîtrise doit tenir compte du contexte, des connaissances des utilisateurs et des personnes concernées.

Une présentation annuelle de cinquante diapositives ne crée pas cette maîtrise. Prenez trois documents fictifs ou correctement anonymisés, faites réaliser la tâche, puis demandez aux participants de trouver les erreurs. Une séance consacrée à la vérification apprend davantage qu'une démonstration parfaite.

Le guide doit aussi porter une date et un responsable de mise à jour. Les outils, les contrats et les risques changent. Une règle non révisée finit par décrire un service qui n'existe plus.

Que peut faire l'IA pour un maire ou un élu local ?

Un élu peut employer l'IA pour préparer son travail sans lui déléguer son mandat. Les usages les plus raisonnables sont ceux dont le résultat reste un support : synthèse d'un rapport public, comparaison de scénarios déjà documentés, préparation de questions pour une réunion, plan d'une intervention ou reformulation d'un texte.

La frontière est franchie lorsque le système classe des personnes, recommande seul l'attribution d'un avantage, évalue un agent ou décide de la réponse individuelle à un administré. Dans ces cas, les conséquences dépassent la simple aide à la rédaction. Il faut arrêter le raccourci et instruire le projet avec le DPO, la DSI et le service métier.

Pour un conseil municipal, par exemple, l'IA peut retrouver des délibérations comparables, résumer les pièces et préparer une trame. Elle ne détermine ni l'opportunité politique, ni le vote, ni la légalité finale de l'acte. Cette séparation est détaillée dans Rédiger une délibération avec l'IA.

Trois scénarios à inscrire dans le guide

Un courrier d'administré. L'agent retire les données inutiles, utilise l'outil autorisé pour préparer une réponse, vérifie le dossier métier puis signe ou fait valider selon la procédure habituelle. Si le courrier révèle une situation sociale ou médicale, il ne passe pas dans un assistant grand public.

Une note aux élus. L'IA peut condenser les annexes et proposer un plan. Chaque chiffre revient à sa pièce d'origine, chaque base juridique à son texte, et le rédacteur conserve la version contrôlée. Le résumé ne remplace jamais la lecture des éléments qui engagent la décision.

Un contenu institutionnel. À partir d'informations validées, l'outil peut produire plusieurs formats : article, publication sociale ou discours. L'élu garde le choix du message et du ton. Le générateur de documents de la collectivité sert ici à préparer un texte modifiable, pas à publier sans contrôle.

Qui doit adopter le guide d'usage de l'IA ?

Le guide organise le fonctionnement interne des services. Sa validation relève donc d'abord de l'autorité territoriale et de l'organisation administrative de la collectivité, avec l'appui du DGS ou de la secrétaire générale de mairie, du DPO, de la DSI ou du prestataire informatique selon la taille de la commune.

Une délibération n'est pas automatiquement nécessaire pour autoriser chaque usage interne. Elle peut toutefois l'être pour les décisions qui relèvent des compétences de l'assemblée : budget, marché, convention ou orientation politique. Nous expliquons cette distinction dans Faut-il une délibération pour déployer l'IA dans une collectivité ?.

Pour partir d'un document concret, téléchargez notre modèle de charte d'usage de l'IA pour les collectivités. Adaptez ensuite ses règles aux outils réellement disponibles, aux données traitées et au circuit de validation de votre mairie.

Questions fréquentes

Une mairie peut-elle interdire ChatGPT tout en autorisant une autre IA ?

Oui. La collectivité peut définir les outils autorisés selon leurs garanties et ses besoins. La règle doit porter sur des critères vérifiables — données, contrat, hébergement, administration et sécurité — plutôt que sur une marque seule.

Un élu doit-il révéler chaque utilisation de l'IA ?

Pas pour une correction mineure ou une recherche préparatoire. Une information devient pertinente lorsque l'IA intervient substantiellement dans une analyse, une recommandation ou un contenu présenté comme officiel. Le guide doit fixer ce seuil avec des exemples.

Une charte IA suffit-elle à respecter le RGPD ?

Non. Une charte encadre les comportements, mais elle ne remplace pas l'analyse du traitement, l'information des personnes, le contrat de sous-traitance, les mesures de sécurité ou, lorsque les critères sont réunis, l'analyse d'impact. Notre guide AIPD et intelligence artificielle en mairie aide à déterminer si cette analyse est nécessaire.

Le document doit tenir dans le quotidien

Un bon guide d'usage de l'IA en mairie n'est pas celui qui prévoit tous les modèles futurs. C'est celui qu'un agent peut appliquer avant de copier un texte, et qu'un élu peut invoquer avant de valider un document.

Sept règles suffisent pour commencer : une tâche précise, une classification des informations, des outils autorisés, des sources vérifiées, un valideur identifié, une transparence proportionnée et une formation par la pratique. Le cadre peut ensuite grandir avec les usages. Pas avant.

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