Convocation huit jours avant, compte rendu notifié sous quinze jours, révision et commission paritaire : la procédure de l'entretien professionnel en FPT, ce qui a changé en 2025 et 2026, et un modèle de compte rendu.
Comment conduire l'entretien professionnel d'un agent territorial sans erreur de procédure ? Chaque fonctionnaire territorial bénéficie chaque année d'un entretien professionnel conduit par son supérieur hiérarchique direct, qui donne lieu à un compte rendu (article 2 du décret n° 2014-1526 du 16 décembre 2014). L'agent est convoqué huit jours au moins avant, avec sa fiche de poste et la fiche d'entretien ; le compte rendu lui est notifié dans un délai maximum de quinze jours, puis visé par l'autorité territoriale et versé au dossier (article 6). L'agent dispose de quinze jours francs pour demander la révision à l'autorité territoriale, puis d'un mois pour saisir la commission administrative paritaire (article 7). Les contractuels sur emploi permanent de plus d'un an suivent les mêmes règles (décret n° 88-145, article 1-3). Nouveautés : un volet pour les agents élus locaux (24 décembre 2025) et un entretien de formation distinct (1er août 2026).
Le cadre juridique en vigueur en octobre 2026
L'entretien professionnel a remplacé la notation chiffrée pour les activités postérieures au 1er janvier 2015 (article 9 du décret de 2014). Son principe figure à l'article L521-1 du code général de la fonction publique (CGFP).
| Texte | Ce qu'il fixe |
|---|---|
| CGFP, L521-1 | Évaluation individuelle et compte rendu communiqué à l'agent |
| CGFP, L521-3 | Visa de l'autorité territoriale, qui peut ajouter ses observations |
| CGFP, L521-4 | Information de l'agent sur ses droits au compte personnel de formation |
| CGFP, L521-5 | Révision du compte rendu par la commission administrative paritaire |
| CGFP, L521-6 (créé au 24 décembre 2025) | Volet propre aux fonctionnaires titulaires d'un mandat local |
| Décret n° 2014-1526, articles 2 à 8 | Contenu, critères, procédure et recours pour les fonctionnaires |
| Décret n° 88-145, article 1-3 | Même dispositif pour les contractuels éligibles |
| CGFP, R421-4 à R421-7 (en vigueur au 1er août 2026) | Entretien de formation distinct |
Le décret de 2014 s'applique à tous les cadres d'emplois de la fonction publique territoriale dotés d'un statut particulier (article 1er). Le décret n° 88-145 vise les agents recrutés sur un emploi permanent en contrat à durée indéterminée, en contrat à durée déterminée de plus d'un an ou en contrat de projet ; pour un contrat plus court, ce texte n'impose pas d'entretien annuel.
Ce que l'entretien doit aborder
L'article 3 du décret de 2014 énumère les thèmes sur lesquels l'entretien porte principalement :
- les résultats professionnels obtenus au regard des objectifs assignés et des conditions de fonctionnement du service ;
- les objectifs de l'année à venir et les perspectives d'amélioration ;
- la manière de servir ;
- les acquis de l'expérience professionnelle ;
- le cas échéant, les capacités d'encadrement ;
- les besoins de formation, y compris l'accomplissement des formations obligatoires ;
- les perspectives d'évolution professionnelle en termes de carrière et de mobilité.
L'agent est invité à formuler ses observations sur l'évolution du poste et le fonctionnement du service. Pour un contractuel, le septième point vise notamment la préparation aux concours.
Un cas demande une attention particulière. Lorsque le fonctionnaire a atteint depuis au moins trois ans, au 31 décembre de l'année évaluée, le dernier échelon de son grade, et que sa nomination dans ce grade ne résulte ni d'un avancement ni d'un concours ou d'une promotion interne, ses perspectives d'accès au grade supérieur doivent être abordées. Elles font l'objet d'une appréciation particulière dans le compte rendu, portée à la connaissance de la commission administrative paritaire.
Les critères d'appréciation et le compte rendu
La valeur professionnelle est appréciée au terme de l'entretien selon des critères fixés après avis de l'instance de dialogue social (article 4). Ils portent notamment sur :
- les résultats professionnels et la réalisation des objectifs ;
- les compétences professionnelles et techniques ;
- les qualités relationnelles ;
- la capacité d'encadrement ou d'expertise ou, le cas échéant, à exercer des fonctions d'un niveau supérieur.
Le décret de 2014 parle encore du « comité technique », remplacé par le comité social territorial (L251-5 du CGFP), nom que le décret n° 88-145 emploie déjà.
Le compte rendu est établi et signé par le supérieur hiérarchique direct. Il comporte une appréciation générale littérale qui exprime la valeur professionnelle au regard de ces critères (article 5). Il porte sur les thèmes de l'article 3 et sur tout autre thème abordé pendant l'entretien. Il ne peut faire aucune distinction fondée sur l'état de santé, le handicap, les opinions syndicales, la grossesse ou les autres critères de l'article L131-1 du CGFP.
La procédure pas à pas, avec ses délais
| Étape | Qui | Délai ou règle | Texte |
|---|---|---|---|
| Fixer la date | Supérieur hiérarchique direct | Tenir compte du calendrier de la commission paritaire | Décret 2014, art. 2 |
| Convoquer | Supérieur hiérarchique direct | Huit jours au moins avant, avec fiche de poste et fiche d'entretien | Art. 6, 1° et 2° |
| Conduire l'entretien et rédiger le compte rendu | Supérieur hiérarchique direct | Signature de l'évaluateur | Art. 5 |
| Notifier le compte rendu | Supérieur hiérarchique direct | Quinze jours au maximum | Art. 6, 4° |
| Observations et signature de l'agent | Agent | La signature atteste la prise de connaissance | Art. 6, 4° |
| Viser | Autorité territoriale | Observations possibles | Art. 6, 5° ; L521-3 |
| Verser au dossier et communiquer | Autorité territoriale | Copie au centre de gestion si la collectivité est affiliée | Art. 6, 6° et 7° |
Exemple daté. Pour un entretien fixé au mardi 8 décembre 2026, la convocation doit partir au plus tard le lundi 30 novembre. Si le compte rendu est notifié le lundi 14 décembre, l'agent peut demander sa révision dans les quinze jours francs ; le jour de la notification n'est pas compté, et viser le mardi 29 décembre évite toute discussion sur le dernier jour. Une demande reçue le lundi 21 décembre appelle une réponse notifiée au plus tard le mardi 5 janvier 2027. Si cette réponse est notifiée le lundi 4 janvier, l'agent peut saisir la commission administrative paritaire jusqu'au jeudi 4 février 2027.
Contester le compte rendu : révision, puis commission paritaire
Le recours se fait en deux temps (article 7 du décret de 2014, L521-5 du CGFP).
| Étape | Fonctionnaire (décret 2014-1526) | Contractuel (décret 88-145) |
|---|---|---|
| Demande de révision à l'autorité territoriale | Quinze jours francs après la notification | Quinze jours francs après la notification |
| Réponse de l'autorité territoriale | Quinze jours après réception de la demande | Quinze jours francs après réception |
| Saisine de la commission | Commission administrative paritaire, dans le mois suivant la notification de la réponse | Commission consultative paritaire, même délai |
| Issue | Compte rendu définitif communiqué, avec accusé de réception | Identique |
La commission propose une modification ; la décision reste à l'autorité territoriale. Elle ne peut être saisie qu'après une demande de révision.
Les deux changements récents à intégrer à la campagne 2026
Agents titulaires d'un mandat local. La loi n° 2025-1249 du 22 décembre 2025 (article 18) a créé l'article L521-6 du CGFP. Pour un fonctionnaire conseiller municipal, départemental ou régional, l'entretien annuel porte aussi sur les mesures qui facilitent la conciliation entre la vie professionnelle et les fonctions électives, et permet de prendre en compte l'expérience acquise dans le mandat. Lorsqu'il a lieu au terme d'un mandat, il sert à recenser les compétences acquises et à préciser les modalités de valorisation de cette expérience. Les campagnes conduites depuis cette date doivent l'intégrer, notamment pour les agents élus en mars 2026. Leurs propres droits à formation d'élu sont présentés dans notre article sur la formation des élus municipaux.
Entretien de formation. Le décret n° 2026-366 du 7 mai 2026 a inscrit aux articles R421-4 à R421-7 du CGFP un entretien de formation annuel, distinct de l'entretien professionnel, applicable depuis le 1er août 2026. Il peut lui être associé. Il fait le point sur les demandes antérieures et les formations nécessaires, et recueille les demandes de l'agent (concours, validation des acquis, bilan de compétences). Il donne lieu à un compte rendu séparé, versé au dossier, où figurent les objectifs de formation ; les refus opposés aux demandes présentées à cette occasion sont motivés. Deux entretiens le même jour restent possibles, mais avec deux documents.
Modèle de compte rendu d'entretien professionnel
Ce modèle reprend les rubriques des articles 3, 5 et 6 du décret de 2014 et de l'article L521-4 du CGFP ; les critères restent ceux de votre collectivité.
[Nom de la collectivité]
Compte rendu de l'entretien professionnel au titre de l'année [2026]
Agent évalué : [Nom, prénom], [grade], [fonctions exercées], [service].
Évaluateur : [Nom, prénom], [fonction], supérieur hiérarchique direct.
Convocation : [date], avec fiche de poste et fiche d'entretien ; entretien : [date, huit jours au moins après].
1. Résultats de l'année au regard des objectifs [rappel] : [constats].
2. Objectifs pour [2027] : [trois à cinq objectifs vérifiables].
3. Manière de servir : [appréciation].
4. Acquis de l'expérience professionnelle : [éléments].
5. Capacités d'encadrement : [le cas échéant, ou « sans objet »].
6. Besoins de formation et formations obligatoires : [éléments] (compte rendu de formation établi à part).
7. Perspectives d'évolution professionnelle (carrière, mobilité) : [éléments].
Information sur le compte personnel de formation : délivrée le [date].
Accès au grade supérieur : [seulement pour l'agent concerné par l'article 3].
Volet mandat local : [seulement pour un agent élu].
Autres thèmes abordés : [le cas échéant].
Observations de l'agent sur le poste et le service : [texte].
Appréciation générale littérale de la valeur professionnelle : [texte rédigé, au regard des critères de la collectivité].
Signature de l'évaluateur : [date, signature].
Notification à l'agent le [date, dans le délai maximum de quinze jours].
Observations de l'agent : [texte]. Signature attestant la prise de connaissance : [date, signature].
Visa de l'autorité territoriale : [date, signature], observations éventuelles : [texte].
Voies de révision : demande à l'autorité territoriale dans les quinze jours francs suivant la notification, puis saisine de la commission paritaire dans le mois suivant la réponse.
Erreurs fréquentes en campagne
- Faire conduire l'entretien par un autre que le supérieur hiérarchique direct.
- Convoquer moins de huit jours avant, ou sans la fiche de poste.
- Remplacer l'appréciation littérale par une note ou une case cochée.
- Oublier l'appréciation particulière pour les agents au dernier échelon, ou le volet mandat local pour les agents élus.
- Depuis août 2026, fondre l'entretien de formation dans le seul compte rendu professionnel.
Ce que Rostra peut apporter
L'évaluateur apprécie et signe ; nos outils aident seulement à préparer. Le module synthèses et comptes rendus aide à mettre en forme une synthèse à partir de vos notes, et l'assistant juridique répond aux questions de procédure avec des références sourcées sur Légifrance. Le texte est anonymisé avant l'envoi au modèle et les données sont hébergées en France ; l'anonymisation de documents retire noms et identifiants d'un compte rendu à partager. Les règles générales d'un bon compte rendu sont détaillées dans notre guide du compte rendu de réunion.
En résumé
- Entretien annuel obligatoire, conduit par le supérieur hiérarchique direct, pour les fonctionnaires et les contractuels sur emploi permanent de plus d'un an.
- Convocation huit jours au moins avant, avec fiche de poste et fiche d'entretien ; compte rendu notifié sous quinze jours, signé par l'agent, visé par l'autorité territoriale.
- Appréciation générale littérale, sans note, au regard de critères fixés après avis du comité social territorial.
- Révision demandée dans les quinze jours francs, puis commission paritaire saisie dans le mois suivant la réponse.
- Depuis le 24 décembre 2025, volet mandat local pour les agents élus (L521-6) ; depuis le 1er août 2026, entretien de formation distinct avec son propre compte rendu (R421-4 à R421-7).
Vous préparez la campagne d'entretiens professionnels de votre collectivité ? Demandez une démonstration.
Sources : décret n° 2014-1526 du 16 décembre 2014, version en vigueur ; décret n° 88-145 du 15 février 1988, article 1-3 ; CGFP, L521-1 ; L521-3 ; L521-4 ; L521-5 ; L521-6, version du 24 décembre 2025 ; L131-1 ; L251-5 ; R421-4 ; R421-5 ; R421-6 ; R421-7 ; loi n° 2025-1249 du 22 décembre 2025, article 18 ; décret n° 2026-366 du 7 mai 2026. Textes consultés le 17 octobre 2026.