Papier, signatures, reliure, numérotation et registre unique : les règles à respecter pour tenir le registre des délibérations en 2026.
Le registre des délibérations du conseil municipal reste obligatoirement tenu sur papier en 2026. Une version numérique peut le compléter, mais elle ne remplace pas le registre papier. Depuis le 22 février 2026, la commune peut aussi réunir dans un registre unique ses délibérations et certains actes du maire.
Deux erreurs persistent dans de nombreux modèles : faire signer chaque délibération par tous les conseillers présents et coller des actes imprimés dans un registre. La première règle a changé en 2022 ; la seconde reste formellement interdite. Voici la procédure à appliquer après chaque conseil municipal.
Qu'est-ce que le registre des délibérations ?
Le registre des délibérations est le recueil chronologique officiel des décisions prises par le conseil municipal. L'article L2121-23 du CGCT impose l'inscription des délibérations par ordre de date. L'article R2121-9 fixe la forme du registre : cotation, paraphe, numérotation des feuillets, signatures et reliure.
Il faut le distinguer de trois documents voisins :
| Document | Fonction | Moment de production |
|---|---|---|
| Délibération | Formaliser une décision du conseil | Après le vote |
| Liste des délibérations examinées | Informer rapidement le public | Dans la semaine suivant la séance |
| Procès-verbal | Retracer la séance et les débats | Arrêté au début de la séance suivante |
| Registre des délibérations | Conserver officiellement les actes par date | Alimenté après chaque séance |
Le registre ne remplace donc ni la publication des actes ni le procès-verbal. Il remplit une fonction de conservation et d'authentification. Notre guide sur la publication des délibérations du conseil municipal explique séparément les délais de mise en ligne et le caractère exécutoire.
Que doit contenir le registre des délibérations ?
Chaque délibération doit être inscrite dans l'ordre de sa date. Les affaires examinées pendant une même séance reçoivent un numéro d'ordre propre à cette séance.
Les feuillets portent :
- le nom de la commune ;
- la date de la séance du conseil municipal ;
- un numéro de feuillet ;
- le texte des délibérations ;
- sur le feuillet clôturant la séance, les numéros d'ordre des délibérations prises ;
- la liste des membres présents ;
- un emplacement pour la signature du maire et du ou des secrétaires de séance.
Le registre achevé comprend aussi une table par date et une table par objet des délibérations. Cette seconde table est précieuse : elle permet de retrouver une décision sans connaître son numéro exact.
En pratique, une numérotation telle que 2026-09-01 identifie l'année, la séance et l'ordre de l'acte. Le texte n'impose pas cette syntaxe précise. Il exige surtout un ordre cohérent, continu et compréhensible dans la séance.
Qui signe les délibérations depuis 2022 ?
Les délibérations sont signées par le maire et le ou les secrétaires de séance. C'est la règle en vigueur depuis le 1er juillet 2022, inscrite à l'article L2121-23 du CGCT.
Tous les conseillers présents n'ont donc plus à signer chaque délibération. Cette ancienne règle apparaît encore dans des modèles et des guides non mis à jour. La liste des présents reste portée sur le feuillet qui clôt la séance, mais elle ne crée pas une obligation de recueillir autant de signatures que de membres présents.
La signature du procès-verbal suit une logique proche : le procès-verbal arrêté est signé par le président et le secrétaire de séance. Il ne faut toutefois pas confondre l'original du procès-verbal avec le registre où les délibérations sont inscrites.
Pour sécuriser la chaîne, conservez trois repères :
- le secrétaire de séance est désigné au début de la réunion ;
- le texte inscrit reprend exactement la décision votée ;
- le maire et le secrétaire signent à l'emplacement prévu pour la séance.
Papier permanent, feuillets mobiles et reliure
Le support papier demeure obligatoire. Les feuillets destinés au registre utilisent du papier permanent et une encre stable dans le temps et neutre. Le registre est coté et paraphé par le maire.
Le collage est interdit. Une commune ne doit donc pas imprimer une délibération sur une feuille ordinaire puis la coller dans un cahier paraphé. Elle peut en revanche utiliser des feuillets mobiles numérotés et paraphés, puis les relier selon les règles prévues.
La reliure intervient :
- au plus tard à la fin de chaque année dans les communes de 1 000 habitants et plus ;
- au plus tard tous les cinq ans dans les communes de moins de 1 000 habitants.
Le délai de cinq ans est une faculté, pas une obligation d'attendre. Une petite commune peut relier chaque année si cette organisation lui convient mieux.
La reliure doit préserver la lisibilité et empêcher qu'un feuillet soit discrètement remplacé. Les classeurs à anneaux et pochettes plastiques servent au travail courant, mais ne constituent pas une reliure définitive satisfaisant cette fonction.
Peut-on tenir un registre des délibérations numérique ?
Oui, mais à titre complémentaire. L'article R2121-9 précise que la tenue est assurée sur papier et peut également être organisée sur support numérique.
Le registre numérique facilite la recherche, le partage interne autorisé et la sauvegarde. Il n'autorise pas la destruction de la version papier. Même lorsque les délibérations sont signées électroniquement, le maire et le ou les secrétaires de séance apposent une signature manuscrite, pour chaque séance, sur le registre papier.
| Organisation | Conforme ? | Condition principale |
|---|---|---|
| Registre papier seul | Oui | Coté, paraphé, numéroté et relié |
| Papier et copie numérique | Oui | Le papier reste la référence réglementaire |
| Registre uniquement numérique | Non | Le support papier reste obligatoire |
| Délibérations signées électroniquement et papier | Oui | Signature manuscrite de la séance sur le registre papier |
| PDF imprimés puis collés dans un cahier | Non | Tout collage est prohibé |
La bonne architecture consiste à séparer les fonctions. Le registre papier assure la conservation réglementaire. Le fonds numérique permet de retrouver un acte par date, objet, association, équipement ou politique publique.
Ce qui change avec le registre unique depuis février 2026
Le décret n° 2026-117 du 20 février 2026 a modifié l'article R2121-9. Depuis le 22 février, les communes peuvent inscrire dans le même registre :
- les délibérations du conseil municipal ;
- les arrêtés du maire ;
- les actes de publication et de notification mentionnés à l'article R2122-7 du CGCT.
Il s'agit d'une possibilité. La commune peut conserver des registres séparés si cette organisation est plus claire. Si elle choisit le registre unique, les actes doivent être inscrits par ordre de date et rester identifiables sans ambiguïté.
Cette évolution intéresse particulièrement les petites communes, où un registre unique peut alléger la gestion matérielle. Elle ne supprime aucune exigence de cotation, de paraphe, de papier permanent ou de reliure.
Avant de changer d'organisation en cours d'année, documentez la date de bascule et la logique de numérotation. Une table séparant les délibérations, les arrêtés et les preuves de publication évitera de transformer la simplification en difficulté de recherche.
Registre, publicité et transmission au préfet : trois obligations différentes
L'inscription au registre ne rend pas, à elle seule, une délibération exécutoire. Elle ne remplace ni la publicité de l'acte ni, lorsqu'elle est requise, sa transmission au représentant de l'État.
La chaîne peut être résumée ainsi :
- le conseil municipal vote ;
- le texte définitif est établi et signé ;
- la délibération est inscrite au registre ;
- la liste des délibérations examinées est affichée et mise en ligne dans la semaine si la commune possède un site ;
- l'acte fait l'objet de la publicité ou de la notification applicable ;
- l'acte relevant du contrôle de légalité est transmis au préfet.
Le mode de transmission au préfet ne modifie pas l'obligation de registre. L'article R2121-9 le précise expressément : les délibérations y sont inscrites quel que soit leur mode de transmission.
Un administré peut-il consulter le registre ?
Toute personne physique ou morale peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal. Ce droit est prévu par l'article L2121-26 du CGCT.
La communication s'effectue dans les conditions du code des relations entre le public et l'administration : consultation gratuite sur place, copie ou transmission électronique si le document existe sous cette forme, sous réserve des règles applicables aux secrets protégés et aux données personnelles.
Le droit d'accès ne signifie pas que le registre papier original doit être manipulé sans précaution. La commune peut communiquer une copie afin de préserver le document. Elle doit aussi occulter les informations qui ne sont pas légalement communicables.
La publication en ligne et le droit à communication ne se confondent pas. Un document communicable sur demande n'est pas nécessairement publiable intégralement sur internet, où il devient accessible à tous et indexable par les moteurs de recherche.
Comment retrouver une délibération dans plusieurs années ?
Le registre classe par date, alors que les agents cherchent souvent par sujet : tarif de la salle des fêtes, convention avec une association, travaux de l'école ou acquisition d'une parcelle.
Trois pratiques évitent les recherches interminables :
- Renseigner une table par objet précise. Évitez les intitulés génériques comme « affaires diverses ».
- Nommer les fichiers numériques par année et sujet. Par exemple :
2026-042-tarifs-salle-des-fetes.pdf. - Relier la délibération à ses annexes. Une convention ou un plan peut être indispensable pour comprendre la décision.
La recherche dans un fonds documentaire ne remplace pas le registre. Elle lui ajoute une entrée par le sens. Un agent peut demander « quelle décision avons-nous prise sur la rénovation de l'école ? », puis ouvrir le document cité et vérifier sa date.
Notre article Retrouver une délibération ancienne montre comment associer le registre officiel à une recherche par sujet. Rostra permet ensuite d'interroger le fonds documentaire de la collectivité en gardant l'accès aux pièces sources.
La checklist après chaque conseil municipal
Voici le contrôle minimal à intégrer à la procédure du secrétariat :
- reprendre exactement le dispositif et le résultat du vote ;
- attribuer le numéro d'ordre dans la séance ;
- vérifier le nom de la commune, la date et le numéro du feuillet ;
- reporter la liste des présents sur le feuillet de clôture ;
- faire signer le maire et le ou les secrétaires de séance ;
- alimenter les tables par date et par objet ;
- publier la liste des délibérations dans le délai d'une semaine ;
- accomplir les formalités de publicité et de contrôle de légalité ;
- classer les annexes avec une référence stable ;
- sauvegarder la copie numérique sans supprimer le papier.
Cette liste peut être jointe à la procédure d'installation du nouveau conseil. Elle évite que la règle dépende de la mémoire d'une seule personne et facilite la continuité lors d'un remplacement au secrétariat.
Questions fréquentes
Tous les conseillers doivent-ils signer le registre des délibérations ?
Non. Depuis le 1er juillet 2022, les délibérations sont signées par le maire et le ou les secrétaires de séance. La liste des membres présents figure sur le feuillet clôturant la séance.
Peut-on coller les délibérations dans le registre ?
Non. L'article R2121-9 du CGCT interdit tout collage. Utilisez des feuillets mobiles numérotés et paraphés, puis reliés dans les délais réglementaires.
Une commune de moins de 1 000 habitants doit-elle relier chaque année ?
Non. Elle peut procéder à la reliure tous les cinq ans. Elle reste libre de retenir une fréquence plus courte.
Le registre numérique remplace-t-il le papier ?
Non. Le numérique est complémentaire. La tenue du registre demeure assurée sur papier, y compris lorsqu'une copie numérique et des signatures électroniques existent.
Peut-on réunir les délibérations et les arrêtés dans un seul registre ?
Oui depuis le 22 février 2026. Le registre unique peut comprendre les délibérations, les arrêtés et certains actes de publication ou notification, inscrits par ordre de date.
À retenir
Le registre des délibérations reste un document papier, coté et paraphé, constitué de feuillets numérotés et reliés. Tout collage est interdit. Le maire et le ou les secrétaires de séance signent ; les autres conseillers présents n'ont plus à signer chaque acte depuis 2022.
La nouveauté de 2026 est le registre unique : une commune peut désormais y réunir les délibérations et certains actes du maire. Le numérique reste complémentaire, mais il devient indispensable en pratique pour retrouver une décision par sujet et préserver la mémoire de la collectivité.
Pour retrouver une délibération dans les archives numériques de votre commune, découvrez la recherche dans le fonds documentaire Rostra ou demandez une démonstration.
Sources : article L2121-23 du CGCT, article R2121-9 du CGCT, version en vigueur depuis le 22 février 2026, article L2121-26 du CGCT, DGCL, publicité, entrée en vigueur et conservation des actes.