La réponse au courrier part d'un document reçu, souvent scanné, et produit une lettre administrative mise en page. La réponse aux usagers part d'un message écrit et produit un texte à renvoyer par le même canal.
Courrier & usagers
Répondre aux administrés sans y passer la matinée.
Collez le message reçu : Rostra rédige une proposition de réponse claire et personnalisée, alignée sur les usages de votre collectivité.
- Un message collé, une réponse rédigée
- Contexte de la collectivité et règles de correspondance appliqués
- Données personnelles anonymisées avant traitement
Le constat
Les mêmes questions reviennent, les réponses se réécrivent chaque fois.
Horaires, encombrants, autorisation de voirie, inscription scolaire : l'essentiel des messages reçus en mairie appelle une réponse connue. Elle est pourtant réécrite à chaque fois, par une personne différente, dans un registre différent.
Le temps s'en va en formulations, et l'administré reçoit une réponse dont la qualité dépend de qui l'a traitée.
Une réponse constante, quel que soit l'agent qui traite
- Le contexte de votre collectivité est chargé automatiquement
- Les règles de correspondance que vous avez fixées sont appliquées
- La réponse est personnalisée au message reçu, pas modélisée
- Vous relisez et ajustez avant envoi
Comment ça marche
Du message reçu à la réponse envoyée, en trois étapes.
L'outil s'ouvre déjà configuré : le contexte de votre collectivité est chargé au lancement.
Vous collez le message reçu
Un courriel, un message déposé sur le site de la commune, un formulaire de contact : le texte est collé tel quel dans la colonne de gauche. Aucune mise en forme préalable n'est nécessaire.
- Courriel, formulaire ou message du site
- Aucune saisie de contexte à refaire
Rostra applique le contexte et les règles de correspondance
Trois éléments sont chargés au lancement : le contexte de votre collectivité, votre contexte personnel de rédaction, et les règles de correspondance que vous avez définies. La proposition en tient compte au lieu de repartir d'une page blanche.
- Contexte de la collectivité et contexte utilisateur
- Règles de correspondance propres à votre organisation
- Données personnelles anonymisées avant tout traitement
Vous relisez, ajustez et envoyez
La proposition s'affiche à droite du message d'origine, les deux textes côte à côte. Vous corrigez ce qui doit l'être, puis copiez la réponse dans votre messagerie.
- Message et réponse affichés côte à côte
- Copie directe vers votre messagerie
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Les questions que posent les élus.
Pour aller plus loin : Répondre au courrier papier reçu en mairie · Trier et traiter la boîte mail de la mairie · Où sont hébergées vos données et qui peut y accéder.
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