Oui, par un lien de dépôt que vous diffusez. La demande arrive directement dans la liste des doléances, sans ressaisie.
Relation aux administrés
La permanence du maire, enfin suivie.
Chaque administré reçu, chaque doléance, chaque relance : Rostra tient le fil de ce qui a été demandé et de ce qui reste à faire.
- Fiche par administré et historique des échanges
- Doléances suivies avec leurs délais
- Données sensibles chiffrées, conformes à l'article 9 du RGPD
Le constat
Une doléance oubliée devient une promesse non tenue.
Les permanences se tiennent sur un carnet, parfois sur un tableur. Les demandes s'accumulent, les relances se perdent, et l'administré revient trois mois plus tard pour une question qu'il croyait traitée.
Sans suivi, l'élu n'a aucune vue d'ensemble de ce que sa commune lui demande réellement.
Un dossier par administré, une trace par demande
- Chaque administré a sa fiche et l'historique de ses passages
- Chaque doléance porte son objet, sa date et son état d'avancement
- Les délais de traitement sont signalés avant qu'ils ne dérapent
- Un lien de dépôt permet aux administrés de saisir eux-mêmes leur demande
Comment ça marche
De la permanence au suivi, en trois étapes.
Le module s'utilise pendant la permanence, pas après.
Vous enregistrez l'administré et sa demande
Une fiche par personne, créée en quelques secondes pendant l'entretien. La doléance y est rattachée avec son objet et sa date. Un administré déjà connu est retrouvé au lieu d'être recréé.
- Fiche administré avec ses coordonnées
- Doléance rattachée à la personne
Vous suivez l'avancement de chaque doléance
La liste des doléances donne l'état de chacune et le temps écoulé depuis son dépôt. Les demandes qui approchent du délai de traitement sont signalées, avant que le retard ne soit constaté par l'administré.
- État d'avancement par doléance
- Alerte sur les délais qui s'allongent
Vous consultez le bilan de votre permanence
Ce que la commune demande réellement, sur la durée : les sujets qui reviennent, le volume par période, les délais moyens. De quoi rendre compte de son action, et arbitrer.
- Sujets récurrents et volumes
- Délais moyens de traitement
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