Aucun texte ne fixe de durée. C'est à la commune de la déterminer, en fonction de la finalité de l'enregistrement, puis de s'y tenir. Pour un enregistrement servant à rédiger le procès-verbal, la finalité s'éteint à l'arrêt du document. Méthode et points de vigilance.
Aucun texte ne fixe la durée de conservation des enregistrements audio des séances de conseil municipal. Ni le Code général des collectivités territoriales, ni le RGPD, ni un référentiel de la CNIL propre à ce cas. C'est à la commune de définir cette durée, au regard de la finalité poursuivie, et de la respecter.
Cette absence de durée réglementaire déroute, et conduit souvent à la solution la plus risquée : ne rien décider, et laisser les fichiers s'accumuler. Or le RGPD n'exige pas une durée particulière, il exige qu'une durée soit définie et appliquée. Une conservation sans limite constitue un manquement, quelle que soit la durée effectivement écoulée.
Voici comment procéder.
Le principe : la durée découle de la finalité
Le RGPD pose que les données à caractère personnel sont conservées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. C'est le principe de limitation de la conservation.
La question n'est donc pas « combien de temps peut-on garder un enregistrement », mais « à quoi sert cet enregistrement, et quand cesse-t-il de servir ».
Deux finalités distinctes coexistent, et elles n'appellent pas la même réponse.
L'enregistrement servant à rédiger le procès-verbal
C'est un support de travail. Sa finalité est bornée par l'article L2121-15 du CGCT : le procès-verbal est arrêté au commencement de la séance suivante, puis signé par le maire et le ou les secrétaires.
Une fois le procès-verbal arrêté et signé, l'enregistrement a rempli son office. La finalité s'éteint.
Une commune peut légitimement retenir une durée courte, calée sur ce cycle : conservation jusqu'à l'arrêt du procès-verbal, éventuellement prolongée d'une marge pour traiter les observations formulées lors de cet arrêt.
L'enregistrement destiné à la retransmission ou à l'archive
La retransmission audiovisuelle des séances, prévue par l'article L2121-18 du CGCT, relève d'une autre logique. Si la commune décide de mettre les séances à disposition du public en différé, la finalité est la publicité de l'action municipale, et la durée s'apprécie différemment.
Il convient alors de ne pas confondre ce régime avec le précédent. Une commune qui enregistre uniquement pour rédiger n'a pas à retenir les durées applicables à une politique de diffusion.
La notion de durée d'utilité administrative
Pour les collectivités, la question croise le droit des archives publiques. Les documents produits par une commune sont des archives publiques, et leur sort est déterminé par leur durée d'utilité administrative, communément désignée par le sigle DUA.
La DUA correspond à la période durant laquelle le document conserve un intérêt pour le service, notamment en cas de contentieux. À son terme, le document fait l'objet soit d'une élimination, soit d'un versement en archives définitives.
La CNIL rappelle que des données qui ne sont plus utilisées pour leur objectif initial peuvent néanmoins présenter un intérêt administratif, en particulier dans la perspective d'un litige, ce qui justifie leur conservation en archivage intermédiaire pour la durée des prescriptions applicables.
Ce point appelle une précision utile. Le procès-verbal est le document qui a vocation à être conservé durablement : l'article L2121-15 impose que l'exemplaire original soit conservé dans des conditions propres à en assurer la pérennité. L'enregistrement qui a servi à le produire n'a pas le même statut. Il est un support de travail, pas l'acte.
Confondre les deux conduit à conserver des heures d'audio là où seul le document signé fait foi.
La méthode, en quatre étapes
1. Écrire la finalité. Une phrase suffit : l'enregistrement sert à la rédaction du procès-verbal de la séance. C'est cette phrase qui justifiera la durée retenue.
2. Fixer la durée par référence à un événement, pas à un nombre de mois. « Jusqu'à l'arrêt du procès-verbal de la séance concernée » est plus solide et plus simple à appliquer qu'une durée en jours, car cette formulation suit le rythme réel du conseil.
3. Inscrire cette durée au registre des traitements. La commune tient un registre des activités de traitement au titre de l'article 30 du RGPD. L'enregistrement des séances y figure, avec sa finalité, sa base légale et sa durée de conservation.
4. Solliciter les archives départementales en cas de doute. Le service départemental d'archives est compétent pour déterminer la DUA et le sort final des documents. Cette consultation est gratuite et lève l'incertitude sur les cas particuliers.
Trois erreurs fréquentes
Conserver « au cas où ». L'absence de durée définie est un manquement en soi. Une conservation prolongée sans justification écrite est plus exposée qu'une conservation courte assumée.
Aligner la durée de l'audio sur celle du procès-verbal. Le procès-verbal se conserve durablement, l'enregistrement non. Les deux n'ont ni le même statut, ni le même régime.
Omettre l'information des personnes. La durée de conservation fait partie des mentions à porter à la connaissance des conseillers et du public. Une mention au règlement intérieur et un affichage en salle y suffisent.
En pratique
Rostra ne conserve pas l'audio après traitement : le fichier est supprimé une fois la transcription produite. Les contenus traités sont chiffrés et font l'objet d'une purge automatique. Ce fonctionnement limite la question de la durée de conservation au périmètre de la commune elle même, sur ses propres supports.
Il ne dispense pas d'inscrire la finalité et la durée au registre des traitements : la commune reste responsable de traitement.
Sources
- Règlement (UE) 2016/679, article 5.1.e, limitation de la conservation, et article 30, registre des activités de traitement
- Article L2121-15 du CGCT, conservation de l'exemplaire original du procès-verbal
- Article L2121-18 du CGCT, retransmission des séances
- CNIL, guide pratique sur les durées de conservation
- Code du patrimoine, livre II, archives publiques